Procedures
De meeste procedures moeten het overlegprincipe naleven om door de Kamer te kunnen worden gevalideerd.
Bekijk dit jaarplanning om op de hoogte te blijven van de belangrijkste momenten in de functionering van de Kamer (betalingsdata, termijnen voor het invullen van documenten, enz.)
Op het Extranet vindt u alle formulieren die je eenvoudig en snel online kunt invullen. Alle andere communicatie verstuur je bij voorkeur per e-mail naar de Kamer: [email protected]
De formulieren en documenten die in het Extranet ter beschikking staan, zijn de volgende:
Formulieren en documenten
Formulier F07 – Inlichtingenfiche werknemer
Om een nieuwe Maribel-werknemer aan te geven, vul je het formulier F07 in en voeg je een kopie van de arbeidsovereenkomst toe. Vul één formulier per Maribel-werknemer in.
Aanvaarde contracttypes:
- Contract van onbepaalde duur
- Vervangingscontract voor een Maribel-werknemer
- Addendum bij de arbeidsovereenkomst
Gelieve de Kamer onmiddellijk te verwittigen in geval van ontslag, schorsing, tijdelijke of definitieve vervanging, of wijziging van de arbeidsduur, met behulp van formulier F10 – Wijzigingen tewerkstelling werknemer.
Formulier F14 – Aanvraag overschrijding van de aanwervingstermijn en vervanging
Het formulier moet vóór het einde van de termijn worden doorgestuurd wanneer het moeilijk blijkt om binnen de zes maanden te vervangen of aan te werven en de voorziene overlegprocedure moet gevolgd worden.
Opgelegde termijn:
- Voor een nieuwe toekenning: maximaal 6 maanden vanaf de datum van de toekenningsbrief.
- Voor een Maribel-vervanging: maximaal 6 maanden vanaf het moment waarop de werknemer niet langer ten laste is van de werkgever.
Formulier F06 – Aanvraag functiewijziging
Elke toekenning is gekoppeld aan een functie.
Wanneer je een wijziging wenst aan te brengen aan een toegekende functie, moet je vooraf een aanvraag tot functiewijziging indienen bij de Kamer via formulier F06 – Aanvraag functiewijziging en de voorziene overlegprocedure volgen.
Pas deze wijziging pas toe nadat de Kamer de goedkeuring heeft gegeven.
Formulier F09 – Aanvraag doorschuiving Maribel tewerkstelling
Gebruik dit formulier om een aanvraag in te dienen voor een transfert van de Maribel-subsidie naar een andere werknemer binnen de instelling.
Trimestrieel overzicht
De trimestriële controlelijst bevat de DmfA-gegevens die gekoppeld zijn aan de arbeidsovereenkomsten van de Maribel-werknemers. De instelling is verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van deze gegevens en voor het eventueel aanpassen ervan.
Is er iets onjuist? Een wijziging of een toevoeging? Gelieve de nodige documenten aan de Kamer te bezorgen om jouw dossier te regulariseren en/of aan te passen.
Bekijk de fiche 'Alles weten over de Trimestrieel overzicht'
Formulier F12 – Dubbele financiering
Werkgevers die een deel van de loonkost van de Maribel-werknemer kunnen recupereren via een derde instantie, moeten de Kamer hiervan schriftelijk op de hoogte brengen zodat er geen dubbele financiering ontstaat (bijvoorbeeld Vlaams opleidingsverlof, gewaarborgd loon bij een arbeidsongeval op weg van en naar het werk …).
Gelieve in dat geval het formulier F12 – Dubbele subsidies, beschikbaar via het Extranet, in te vullen. De Kamer stuurt elk jaar een herinnering naar werkgevers om het formulier in te vullen.
Jaarlijkse financiële afrekening
Ontdek hier de toelichtingsfiche bij het document Jaarlijkse afrekening.
De jaarlijkse afrekening vermeldt de uitbetaalde voorschotten en de loongegevens van de betrokken werknemers. Ze berekent het totale bedrag ten laste van het Fonds op basis van de in de DmfA aangegeven loongegevens (via het vak Qbis) voor het kalenderjaar en de geldende plafonds. In geval van een negatief saldo moet dit bedrag worden terugbetaald aan de Kamer.
De Kamer bezorgt de jaarlijkse financiële afrekening uiterlijk eind april van het volgende jaar aan de instelling.
Eens de financiële afrekening voor akkoord is ondertekend, kunnen er geen correcties meer worden aangebracht.
Jaarrapport
Elke werkgever die Maribel-tewerkstellingen ontvangt, moet een jaarrapport aan de Kamer bezorgen. De Kamer stuurt dit document per e-mail naar de instelling. Dit jaarrapport moet worden voorgelegd aan het overlegorgaan van de organisatie.
De Kamer maakt elk jaar een synthese van alle informatie uit de jaarrapporten. Deze synthese wordt voorgelegd, besproken en goedgekeurd door de leden van het Beheerscomité van de Kamer.
Formulier F01 – Arbeidsvolumedaling
Wanneer een instelling aansluit bij het Maribel-systeem, verbindt zij zich ertoe haar arbeidsvolume te verhogen.
Verplicht de instelling haar arbeidsvolume te verminderen? Dan moet deze vóór de effectieve daling een aanvraag indienen om ondanks de vermindering toch aanspraak te maken op financiële tussenkomst van de Kamer.
De instelling kan zich baseren op onderstaande toelichtingsfiche om via het Extranet een aanvraag tot afwijking in te dienen bij de Kamer.
Fiche 'Alles weten over de controle van het arbeidsvolume'
Het Beheerscomité bespreekt de ingediende motivatie en keurt de aanvraag al dan niet goed. Indien de rechtvaardiging niet wordt goedgekeurd, kan de Kamer de terugbetaling eisen van de ten onrechte ontvangen subsidies. Keurt de Kamer de rechtvaardiging niet goed, dan kan deze de terugbetaling eisen van de ten onrechte ontvangen subsidies.
De Kamer voert ook een jaarlijkse controle uit van het arbeidsvolume.
Formulier F02 – Herstructurering
Elke wijziging met betrekking tot de status van de werkgever (bijvoorbeeld fusie, overname, …) moet onmiddellijk aan de Kamer worden meegedeeld.
De werkgever kan hiervoor formulier F02 – Herstructurering gebruiken.
Bekijk de Fiche Herstructurering
Let op: indien deze statuutwijziging leidt tot een daling van jouw arbeidsvolume, gelieve dan eveneens formulier F01 in jouw Extranet in te vullen.
Formulier F11 – Nieuw bankrekeningnummer
Om een wijziging van het bankrekeningnummer te melden, gelieve formulier F11 – Nieuw bankrekeningnummer te gebruiken.