Info voor werkgever

• Bijkomend vormingsverlof
  • Werknemers die een opleiding verpleegkunde volgen en minstens 50% tewerkgesteld zijn, hebben in principe recht op Vlaams opleidingsverlof (VOV) in Vlaanderen of Betaald Educatief Verlof (BEV) in Brussel. Het Sociaal Fonds voor de Ziekenhuizen biedt daarbovenop bijkomend vormingsverlof aan. Deze extra uren kunnen worden gebruikt voor studeren, lessen, examens of stages. De werkgever ontvangt hiervoor een vergoeding van € 24,27 per uur bijkomend vormingsverlof.
  • Deelname aan het project is in principe enkel mogelijk voor werknemers die recht hebben op VOV of BEV. Werknemers die geen recht hebben op Vlaams opleidingsverlof omdat zij een aanmoedigingspremie via het Vlaams Opleidingskrediet (VOK) in de privésector ontvangen, kunnen uitzonderlijk toch instappen in het project.
  • Goed om te weten:
    • Aan het einde van het schooljaar bezorgt de werkgever via mail een bewijs van toekenning van VOV (bevestigingsmail of overzicht ingediende dossiers WSE-loket – niet van toepassing indien uitzonderingsregel) of een getuigschrift van nauwgezetheid BEV aan het Fonds.
    • Zonder dit bewijs betalen wij geen bijkomende uren vormingsverlof uit aan het einde van het schooljaar. Indien er geen VOV of BEV werd aangevraagd door de werkgever, vorderen wij het inschrijvingsgeld terug ten laste van de werkgever.
    • Het toegekende VOV of BEV moet op het einde van het jaar volledig opgenomen zijn. De afrekening van het bijkomend vormingsverlof zal pas gebeuren nadat het totaal van het opgenomen VOV of BEV gekend is. Niet opgenomen of geweigerde VOV- of BEV-uren worden in mindering gebracht bij de berekening van het bijkomend vormingsverlof.
    • Op het einde van het schooljaar, na ontvangst en verwerking van de ingevulde Digitale Individuele Steekkaart (en bewijs van VOV en BEV), berekenen we via de eindafrekening het aantal opgenomen uren bijkomend vormingsverlof en betalen we deze uit aan de instelling.
• Terugbetaling van de inschrijvingskosten
  • Het Fonds betaalt de inschrijvingskosten terug met een maximum van €1.000 per werknemer en per schooljaar. Met deze kosten worden het inschrijvings- en examengeld bedoeld. De kosten voor syllabi en ander materiaal vergoeden we niet.
  • Goed om te weten: aan de opleiding Basisverpleegkunde (HBO5) zijn geen inschrijvingskosten verbonden.
  • Het Fonds vraagt aan de werkgever om het inschrijvingsgeld meteen na ontvangst door te storten aan de werknemer.

Om in aanmerking te komen voor deelname aan het project, moet de werknemer voldoen aan een aantal voorwaarden.

Het Fonds voorziet voor de Vlaamse Gemeenschap een tussenkomst in volgende opleidingen:

• Graduaatsopleiding Basisverpleegkunde (vroeger Hoger beroepsonderwijs verpleegkunde - HBO5)
• Bachelor Verpleegkunde (VVAZ)
• Onder beperkte voorwaarden de brugopleidingen van gediplomeerde of gebrevetteerde verpleegkundige naar bachelor verpleegkundige

Wens je meer info over het beroep, de studies, de scholen en de jobkansen voor je aan je opleiding begint? Neem dan een kijkje op www.care-er.be. 

De berekening van het aantal uren bijkomend vormingsverlof gebeurt op basis van de jobtime (arbeidstijd per week rekening houdend met eventueel tijdskrediet) en van de gevolgde opleiding.

• Graduaat Basisverpleegkundige (vanaf schooljaar 2025-2026)

De berekening van het aantal bijkomende vormingsuren gebeurt op basis van de jobtime van de werknemer in combinatie met het aantal studiepunten die de werknemer tijdens het schooljaar volgt. Per studiepunt kent het Fonds vier bijkomende vormingsuren toe met een maximum van 60 studiepunten per schooljaar. Voor een voltijds tewerkgestelde werknemer die dit schooljaar 60 studiepunten volgt, kent het Fonds 240 bijkomende vormingsuren toe.

Voorbeeld start september:

De werknemer bepaalt zelf hoeveel studiepunten hij of zij per schooljaar opneemt. Er geldt geen beperking op het aantal schooljaren waarover de opleiding kan worden gespreid.

• Hoger Beroepsonderwijs verpleegkunde (indien reeds gestart vóór schooljaar 2025-2026)

De berekening van het aantal bijkomende vormingsuren gebeurt op basis van de jobtime van de werknemer in combinatie met het aantal semesters dat de werknemer tijdens het schooljaar volgt. Voor een voltijds tewerkgestelde werknemer kent het Fonds per semester maximaal 120 bijkomende vormingsuren toe.

In een klassiek traject lopen module 1, 2, 3 en 4 elk over één semester en module 5 over een volledig schooljaar. Indien één van deze modules (M1/2/3/4) wordt gespreid over een volledig schooljaar, kennen we maximaal 120 bijkomende vormingsuren toe voor dat schooljaar.

Voorbeeld:

De werknemer is vrij om zich voor één of meerdere semesters in te schrijven per schooljaar.

• Brugopleiding en Bachelor

De berekening van het aantal bijkomende vormingsuren gebeurt op basis van de jobtime van de werknemer in combinatie met het aantal studiepunten die de werknemer tijdens het schooljaar volgt. Per studiepunt kent het Fonds vier bijkomende vormingsuren toe met een maximum van 60 studiepunten per schooljaar. Voor een voltijds tewerkgestelde werknemer die dit schooljaar 60 studiepunten volgt, zal het Fonds 240 bijkomende vormingsuren toekennen.

Voorbeeld start september:

De werknemer bepaalt zelf hoeveel studiepunten hij of zij per schooljaar opneemt. Er geldt geen beperking op het aantal schooljaren waarover de opleiding kan worden gespreid.

Goed om te weten:

• Bijkomende vormingsuren kunnen worden opgenomen na akkoord van de werkgever. Ze worden per schooljaar toegekend en kunnen enkel in datzelfde schooljaar opgenomen worden. Niet opgenomen vormingsuren kunnen niet overgedragen worden naar het volgende schooljaar.
• Er kunnen maximum 240 vormingsuren toegekend worden per schooljaar.
• Vanaf het ogenblik dat het laatste examen is afgelegd of de studies werden stopgezet, kan er geen gebruik meer gemaakt worden van de bijkomende vormingsuren van het Fonds vanaf de datum van stopzetting of afronden van de opleiding.
• Het Fonds ondersteunt deelnemers die de opleiding opnieuw volgen (bissen) door extra bijkomende vormingsuren toe te kennen (volgens dezelfde modaliteiten als hierboven vermeld). Hierbij volgen we de regels van het Vlaams opleidingsverlof (VOV).
• Langdurige afwezigheid op de werkvloer en opnemen van tijdskrediet hebben een impact op het aantal bijkomende vormingsuren.

Aanmelden

De werkgever dient het aanvraagdossier in voor 15/10/2026 voor werknemers die hun opleiding starten in semester 1 van schooljaar 2026-2027 en voor 15/02/2027 voor werknemers die starten in semester 2.

Deze aanvraag gebeurt online via een individuele aanmelding of via een groepsaanvraag. Zowel de werkgever als de werknemer ontvangen een ontvangstbevestiging per e-mail

Goed om weten:

• Werknemers die vorig jaar deelnamen aan het project en hun opleiding voortzetten, moeten opnieuw én tijdig worden aangemeld.
• Het VOV of BEV moet aangevraagd worden, tenzij er een uitzonderingsregel van toepassing is.

Bevestiging van deelname

Elk volledig ingediend aanvraagdossier zal door het Fonds worden onderzocht.

De beslissing over deelname wordt per e-mail gecommuniceerd:

• uiterlijk op 26/10/2026 voor werknemers die starten in semester 1.
• uiterlijk op 22/02/2027 voor werknemers die starten in semester 2.

Deelname aan het project is pas gegarandeerd na ontvangst van deze bevestigingsmail van het Fonds.

Uitbetaling inschrijvingsgeld

Het Fonds betaalt (indien van toepassing) het inschrijvingsgeld aan de werkgever, die het vervolgens doorstort aan de werknemer.

Toegekende bijkomende vormingsuren

Daarna brengt het Fonds de instelling via e-mail op de hoogte van de aan de werknemer toegekende bijkomende vormingsuren.

Digitale Individuele Steekkaart

De werkgever houdt de Digitale Individuele Steekkaart (DIS) up-to-date. Door dit formulier in te vullen en te actualiseren, krijgt de werkgever in real time een zicht op het saldo bijkomend vormingsverlof dat per werknemer is toegekend.

Volgende gegevens dienen aangevuld te worden op de DIS:

• het maandelijks aantal opgenomen vormingsuren van de werknemer
• iedere wijziging in jobtime
• afwezigheden:
• indien deze langer zijn dan 30 dagen
• verloven met betrekking tot zwangerschap of werkverwijdering

Wanneer het Fonds onmiddellijk verwittigen?

De werkgever brengt het Fonds onmiddellijk per e-mail op de hoogte:

• indien de opleiding vroegtijdig wordt stopgezet, onderbroken of gewijzigd
  • Goed om weten:
    • In geval van niet slagen, stopzetting, etc... vragen we het inschrijvingsgeld niet terug. Enkel indien de werknemer bij vroegtijdige stopzetting van de opleiding (een deel van) de inschrijvingskosten door de school terugbetaald krijgt, vraagt het Fonds om dit bedrag zo snel mogelijk terug te betalen.
    • Wanneer de werknemer de studies stopzet en niet deelneemt aan de examens, verlies deze het recht op VOV, ook wanneer dit reeds (deels) werd opgenomen. In dit geval dient de werkgever dit aan te duiden op de Digitale Individuele Steekkaart. Het Fonds zal het aantal toegekende VOV-uren in mindering brengen van het aantal opgenomen bijkomende vormingsuren van het Fonds.
• bij verandering van werkgever
• bij behalen van diploma

In deze gevallen dient de dient de Digitale Individuele Steekkaart zo snel mogelijk aan het Fonds te worden bezorgd, zodat de nodige afrekeningen kunnen gemaakt worden.

Indienen documenten

De Digitale Individuele Steekkaart (DIS) en het bewijs VOV/BEV (indien van toepassing) dienen aan het einde van het schooljaar en ten laatste op 30/11/2027 per e-mail aan het Fonds te worden bezorgd. Er wordt gevraagd aan de werkgever om op de DIS aan te vinken dat alle gegevens correct werden ingevuld.

Berekening saldo toegekende bijkomende vormingsuren

Na de verwerking van de documenten ontvangt de werkgever een afrekening op basis van het aantal opgenomen uren bijkomend vormingsverlof per deelnemer. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele wijzigingen in jobtime, afwezigheden en niet volledig opgenomen VOV/BEV (indien van toepassing).

Tijdens het schooljaar vinden geen betalingen plaats, met uitzondering van de terugbetaling van inschrijvingsgelden. Indien de afrekening een negatief saldo vertoont, dient dit binnen de 10 werkdagen te worden terugbetaald aan het Fonds.

Goed om weten: de financiële tussenkomsten van het Sociaal Fonds zijn maar definitief verworven indien er geen andere subsidiëring voor de opleiding mogelijk is. Eventuele andere tegemoetkomingen (zoals opleidingscheques, door de school terugbetaalde inschrijvings- en examengelden, studiebeurs, ….) moeten in mindering worden gebracht van de tegemoetkomingen van het Fonds. Onterecht ontvangen bedragen dienen onmiddellijk aan het Fonds te worden terugbetaald.

Let op: documenten ontvangen na 30/11/2027, worden niet meer verwerkt.

Raadpleeg onze FAQ of neem contact op met de administratieve cel van het Fonds. Dat kan telefonisch met Isabelle Cordier (02 211 14 80) en Yves Putzeys (02 227 60 07) of stuur een e-mail naar [email protected].

Opdat we onze projecten jaarlijks kunnen evalueren, is het van belang om ons de nodige feedback te bezorgen.

• Vul het evaluatieformulier voor 2025-2026 in.